Organiser votre travail et vous connecter avec vos collègues sont des tâches que tout logiciel d’entreprise devrait accomplir. Comme les entreprises, les organisations non lucratives peuvent bénéficier d’un investissement dans un logiciel qui rationalise leurs opérations.
Google Workspace pour les organisations non lucratives, également connu sous le nom de Google G Suite pour les organisations non lucratives, fournit cette solution pour toutes les organisations non lucratives, quelle que soit leur taille. La grande variété d’applications qu’il propose répond à tous les besoins qu’une organisation non lucrative pourrait avoir et facilite la communication et les tâches quotidiennes. Il vous suffit de comprendre les fonctionnalités de Workspace et de les configurer pour correspondre aux besoins de votre organisation.
Pour vous aider, nous avons rédigé ce guide sur tout ce que vous devez savoir sur Google Workspace pour les organisations non lucratives. Voici les questions auxquelles nous répondrons :
- Qu’est-ce que Google Workspace ?
- Quels sont les avantages de l’utilisation de Google Workspace ?
- Google Workspace pour les organisations non lucratives est-il gratuit ?
- Comment puis-je configurer Google Workspace pour mon organisation non lucrative ?
En plus de Workspace, Google propose d’autres outils conçus pour aider les organisations non lucratives, tels que le programme Google Ad Grant. Lorsque vous envisagez d’intégrer Google Workspace dans vos processus, ne négligez pas comment les autres solutions de Google peuvent aider votre organisation.
Qu’est-ce que Google Workspace ?
Google Workspace est un ensemble d’applications intégrées qui travaillent ensemble pour faire fonctionner votre organisation de manière fluide. Il vous donne accès aux applications Google suivantes :
- Gmail
- Drive
- Meet
- Calendar
- Chat
- Docs
- Sheets
- Slides
- Keep
- Sites
- Forms
- Currents
Non seulement vous pouvez utiliser ces applications seules, mais vous pouvez également les utiliser toutes en tandem. Par exemple, vous pouvez créer une invitation Calendar qui va directement dans les boîtes de réception Gmail des invités. Et, au sein même de l’événement Calendar, vous pouvez démarrer un nouveau Google Doc pour prendre des notes de réunion ou ajouter un lien Meet pour des réunions virtuelles.
De plus, tous les fichiers, emails et rendez-vous au sein de Google G Suite sont hautement sécurisés, vous n’avez donc pas à vous soucier d’héberger des informations sensibles sur la plateforme.
Quels sont les avantages de l’utilisation de Google Workspace ?
Google Workspace est la plateforme ultime pour les organisations non lucratives pour organiser leur travail et communiquer avec leurs employés et leurs communautés. Voici quelques-unes des principales raisons pour lesquelles vous devriez utiliser Google G Suite pour votre organisation non lucrative :
- Une variété d’applications utiles pour gérer chaque aspect de votre organisation
- Beaucoup d’espace de stockage pour conserver en toute sécurité tous les documents dont vous avez besoin
- Communication et collaboration efficaces, tant en interne qu’en externe
- Organisation et intégration entre les applications
- Accessibilité facile de n’importe où, à tout moment
Quelle que soit la taille de votre organisation, Google Workspace propose des ressources inestimables pour la cohésion et le succès de votre équipe. Pour vous aider à mieux comprendre comment ces outils répondront aux besoins de votre organisation, examinez comment ces applications travaillent ensemble pour rationaliser vos opérations :
1. Organisation
Google Drive est le point de départ pour tout type de fichier créé par votre organisation non lucrative, y compris Google Docs, Google Sheets et Google Slides. Les dossiers au sein de Google Drive vous permettent d’organiser ces fichiers en catégories basées sur des projets, des campagnes, des équipes, des partenariats, et plus encore. Vous pouvez également partager ces fichiers avec d’autres et attribuer différents niveaux d’accès à différents membres de votre organisation, tels que les capacités de visualisation ou d’édition.
2. Collaboration
Google G Suite vous permet de travailler sans problème sur les mêmes fichiers que d’autres, en même temps. Tant que vous avez une connexion Internet, vous pouvez travailler avec votre équipe de n’importe où, sur n’importe quel appareil. Avec Google Meet, vous pouvez même vous réunir virtuellement avec d’autres tout en visualisant les fichiers dans le Drive ensemble.
3. Communication
La communication efficace est essentielle, et Google Workspace propose de nombreux outils pour rationaliser la communication interne et externe, y compris Gmail, Slides et Forms. Gmail est le service de messagerie ultime, vous permettant de contacter les autres de manière sécurisée et pratique. Slides facilite la présentation de vos idées aux autres et favorise un dialogue sur le sujet de votre présentation. Et Forms vous permet de créer des questionnaires pour recueillir des avis ou des informations importantes de la part des parties prenantes externes ou des équipes au sein de votre organisation.
4. Intégration
Toutes les applications de Google G Suite fonctionnent magnifiquement ensemble afin que vous puissiez atteindre vos objectifs. Par exemple, lorsque vous rédigez des emails à quelqu’un dans Gmail, vous pouvez facilement joindre des fichiers depuis Drive. Ou, lorsque quelqu’un vous invite à une réunion, vous pouvez cliquer sur un bouton dans Gmail pour RSVP, et l’événement apparaîtra sur votre Google Calendar.
5. Stockage
Les différents plans Google Workspace offrent différentes options de stockage, mais ils fournissent tous au moins 30 Go de stockage par utilisateur. Cela signifie que vous pouvez créer et sauvegarder autant de fichiers que votre organisation non lucrative en a besoin.
6. Marketing
Il n’y a peut-être pas d’application marketing spécifique dans Google G Suite, mais les applications permettent une création de campagne marketing sans faille. De la brainstorming d’idées sur Meet à la création d’un site Web pour votre organisation non lucrative à l’aide de Sites, Google Workspace peut assister votre équipe dans le processus de campagne marketing du début à la fin.
Google Workspace pour les organisations non lucratives est-il gratuit ?
Au niveau de démarrage, Google Workspace pour les organisations non lucratives est gratuit. Cependant, vous pouvez passer à un plan payant pour obtenir plus d’espace de stockage dans le cloud, augmenter le nombre d’utilisateurs, améliorer la qualité de vos réunions vidéo, et plus encore. De plus, ces plans payants sont fortement réduits par rapport aux tarifs commerciaux de Google Workspace.
Voici un aperçu rapide de chaque plan et de son coût :
Google Workspace pour les organisations non lucratives
Coût : 0 $/utilisateur/mois // Gratuit pour les associations
Avantages :
- Adresses email professionnelles à votre domaine d’organisation non lucrative
- Réunions vidéo avec jusqu’à 100 participants
- 30 Go de stockage cloud par utilisateur
- Contrôles de sécurité et de gestion
- Support standard
Business Standard pour les organisations non lucratives
Coût :
- 3 $/utilisateur/mois, facturé annuellement
- 3,60 $/utilisateur/mois, facturé mensuellement
Avantages :
- Adresses email professionnelles à votre domaine d’organisation non lucrative
- Réunions vidéo avec jusqu’à 150 participants et enregistrements
- 2 To de stockage cloud par utilisateur
- Contrôles de sécurité et de gestion
- Support standard, avec une mise à niveau payante disponible vers Enhanced Support
Business Plus pour les organisations non lucratives
Coût :
- 5,04 $/utilisateur/mois, facturé annuellement
- 6,05 $/utilisateur/mois, facturé mensuellement
Avantages :
- Adresses email professionnelles à votre domaine d’organisation non lucrative, eDiscovery et conservation
- Réunions vidéo avec jusqu’à 250 participants, avec enregistrements et suivi des présences
- 5 To de stockage cloud par utilisateur
- Contrôles de sécurité et de gestion améliorés, Vault et gestion avancée des points de terminaison
- Support standard, avec une mise à niveau payante disponible vers Enhanced Support
Enterprise pour les organisations non lucratives
Coût : remise de plus de 70 % sur le tarif standard pour les éditions Enterprise
Avantages :
- Adresses email professionnelles à votre domaine d’organisation non lucrative, eDiscovery, conservation et cryptage S/MIME
- Réunions vidéo avec jusqu’à 250 participants, avec enregistrements, suivi des présences, annulation du bruit et diffusion en direct au sein du domaine
- Autant de stockage que vous avez besoin
- Contrôles avancés de sécurité, de gestion et de conformité, y compris Vault, DLP, régions de données et gestion des points de terminaison d’entreprise
- Support amélioré, avec une mise à niveau disponible vers Premium Support
Lors du choix du plan le mieux adapté à votre organisation, prenez en compte votre budget, la quantité de stockage dont vous avez besoin et le type de support que vous anticipez nécessiter. Même si vous commencez avec le plan Google Workspace pour les organisations non lucratives de base, vous pouvez toujours passer à un plan avec plus de fonctionnalités une fois que vous en avez la capacité.
